プロジェクト管理の現場で使われる代表的な管理手法が「ガントチャート」です。 数多くあるプロジェクト管理手法の中での人気が高いガントチャートの使い方やメリット、WBS との違いや比較などのについて詳しく解説します。
プロジェクト管理に関わったことのある人なら、ガントチャートについて聞いたことや目にしたことがあるのではないでしょうか。 しかし、それが具体的にどのようなものかご存知ない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ここでは「ガントチャート」とは何か、概要や使用目的、作成方法、メリット、デメリット、WBS との違いを徹底解説します。解説をお読みいただき、ガントチャートを使ってプロジェクト管理にご活用いただければ幸いです。
プロジェクト管理に最適なガントチャート共有クラウドサービス
ガントチャートとは？
「ガントチャート (Gantt chart、Gantt-Diagram)」は、ヘンリー・L・ガント（米国のエンジニア）が、1903年に発表した論文を、体系的な管理手法に発展させたものと言われています。
具体的には、プロジェクト管理やスケジュール作成、作業の進捗管理するときに、それらを視覚化して分かりやすくする為に作成する、帯状のチャート（グラフ）のことです。
ガントチャートを作成する目的は？
ガントチャートは、主にスケジュール管理目的で使います。
プロジェクト規模が大きくなれば、メンバーが担当タスクをいつから実施するのかなどを把握することが難しくなります。
ガントチャートを利用することで、タスクと期限や進捗状況を可視化でき、プロジェクトの全体の進捗状況を一目で把握できます。
また、タスク間の連携や関連性についても可視化できます。
その為、プロジェクト管理の現場でよく利用されます。
ガントチャートに含まれる要素は？
ガントチャートには、次の項目が含まれます。
現在多くの種類のガントチャートが存在しますので、ガントチャートによっては含まれる項目が異なります。
| 要素 | 補足 |
|---|---|
| タスク | プロジェクトにおける最小単位の作業 |
| タスクの開始日・終了日 | |
| 担当者 | タスクを主体的に進める担当者。 |
| タスクの進捗状況・進捗率 | |
| タイムスケール | タスクを主体的に進める担当者。 |
| マイルストーン | プロジェクトの目標やチェックポイント |
・その他
プロジェクトタスクの依存関係などの追加情報も提供します。
ガントチャートをダイナミックに使えば、プロジェクトメンバー間で、自分の担当業務がプロジェクト全体にどのような影響を与えるのかを、一目で確認できます。
ガントチャートと WBS の違いは？
ガントチャートと WBS は、どちらもプロジェクト管理で作成されますが、メリットや特徴は違います。
WBS （Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトの作業内容を分解します。それをさらに細かく分割することを繰り返して、できるだけ細分化し、親子関係を形作ります。親子関係を構築することにより自然に構造化されツリーで作業内容を可視化できる手法です。
作業項目が細分化されるので工数を見積りやすくなるメリットもありますので、見積用途で作成される場合もあります。また、プロジェクト全体を俯瞰し、作業抜けを防ぐ目的でも作成されます。
WBSは現在では主に、見積や作業抜け防止で作成する場合が多いですが、WBS で割出した作業項目に作業期間を設定して縦軸にした表がガントチャートになると言えるかもしれません。 WBSはガントチャート工程表の前段階の作業項目（タスク）に割り出しを目的として作成すると言えます。
ガントチャートのメリットは？
ガントチャートの主なメリットは以下の4つです。
プロジェクト管理の可視化
ガントチャートを作成する一番のメリットは、プロジェクトの状況を可視化できることでしょう。
ガントチャートを見ることで、プロジェクトの進捗が一目で把握でき、計画通りに進んでいるかプロジェクトを俯瞰して見ることができます。
マイルストーンの明確化
ガントチャートの主要な特徴のひとつが、マイルストーンです。
マイルストーンは、プロジェクト内の重要な目標点として時間軸上の一時点を明瞭に表します。
プロジェクトのタイムライン上のチェックポイントとなります。
マイルストーンを設定することで、最終目標から逆算しタスク毎のスケジュールを設定したり進捗によってはスケジュールを見直したりします。
タスクの視覚化
ガントチャートはプロジェクト内に存在する多くのタスクの状況を視覚化に役立ちます。横軸で表される「バー」はタスクの作業期間を表しています。
各タスク毎の開始と終了予定を一目で把握できるだけでなく、作業完了後は作業実績の管理としても役立ってきます。
タスク間の依存関係を把握
タスク間の依存関係を容易に表現できます。
たとえば、前工程のタスクが終わらないと次工程に入れないなどが依存関係にあたります。
それらの関係を連結線などで紐づけて表すことができます。
ガントチャート用のクラウドサービスで管理されているガントチャートであれば、依存関係を一目で把握でき進捗遅れが発生した場合、対応策をスムーズに検討できます。
ガントチャートのデメリットと注意点は？
ガントチャートのデメリットというのは、特に見当たりませんが、所詮は手法やツールなので、過剰な期待は禁物です。
ガントチャートさせ使えばプロジェクトが上手くいくわけではありません。
注意点
- 作業項目をしっかり割り出して使う。
- タスクの期間もいい加減に決めるのではなくよく吟味してスケジュールを立てる。
- 進捗をできるだけこまめに登録する。
これらのことができていないと、ガントチャートは直ぐに役立たずになり、だれも見なくなります。
このようなことは、とてもよくあることです。
ガントチャートの作り方と使い方は？
作業項目を洗い出しタスクを明確にする。
WBS で導き出した作業項目がガントチャートでの縦軸に該当するタスクとなります。
WBS を使わない場合は、作業を階層化し、できるだけ詳細に洗い出します。詳細な項目の割り出しは工数算出や見積もりなどにも大変役立ちます。
タスク単位の作業期間を見積もる。
見積もった期間でガントチャートのタスク毎の開始日と終了日を組み込みます。
組み込むことによりタスク毎のバーが可視化されます。
ガントチャート作成サービスでは、該当タスク期間をマウス操作だけで引くことがで可能でいちいち日付を入力しなくても済むので大変便利です。
タスク間の依存関係を明確にする。
前工程のタスクが終わらないと次工程に入れないなどが依存関係を明確にしておきます。
マイルストーンを明確に
マイルストーンは、プロジェクト内の重要な目標点となり、プロジェクトのタイムライン上のチェックポイントとなります。
その為、日時を明確にし固定される必要があります。
マイルストーンには、下記の様な事柄が当てはまります。
- 重要な会議
- プロジェクトの承認
- 作業フェースの終了
- 納品
- リリースや本番開始
洗い出したタスク毎の期間や依存関係・マイルストーンを元にガントチャートを作成します。
計画の変更や進捗状況に合わせてスケジュールを調整する。
計画が変更されることは多分にあります。
また進捗の遅れもこれもまた多分にあります。
計画変更がまったくなく、進捗の遅れもない大きなプロジェクトはほとんど見かけないのが現実ではないでしょうか。
計画変更や進捗遅れてに対応して柔軟にガントチャートを変更します。
「みんなでガント」のようなクラウドサービスを使うことにより、タスクの作業期間を簡単にドラッグ & ドロップし、依存関係をリアルタイムで自動的に更新できますので大変便利です。
プロジェクトを進めていく過程で当初の計画との差異を見ていくことで、これからの進み具合の予想が立てやすくなってきます。
ガントチャートの共有
出来上がったガントチャートを共有サーバーを使ってメンバー間で共有します。メンバー全員でガントチャートファイルを参照できるため便利です。各自のPCで管理してしまうと、 ファイルが複数存在することになりリアルタイムでの共有が難しくなります。 またメールで知らせするのでは手間がかかり過ぎます。 その点、「みんなでガント」のようなクラウドサービスを使うことによりメンバー全員での共有が簡単に実現できます。
ガントチャートはさまざまなプロジェクトで利用されています。様々な業種で、工程表管理・スケジュール管理・プロジェクト管理などで利用されています。
『みんなでガント』をぜひご体感下さい。
クラウドサービスを使ってガントチャートを有効活用し、円滑なプロジェクト管理を目指しましょう。
プロジェクト管理手法のひとつである「ガントチャート」について詳しく記載しました。ガントチャートとは何か、メリット・デメリット、事例などを踏まえ、適した場面で使用してはいかがでしょうか？
ガントチャートを利用することによって、プロジェクトを可視化し情報を共有することによりプロジェクトが円滑に進み、プロジェクトを成功に導けることを願っております。